A quantidade de declarações e obrigações fiscais muitas vezes levam as empresas a deixar de guardar esses documentos. Com isso, o empresário corre um sério risco: ter que pagar novamente o que já pagou. "No Brasil, ao contrário da maioria dos países, a boa-fé do contribuinte não é presumida e a responsabilidade de provar o pagamento é dele", alerta o advogado Luis Carlos Galvão, diretor do departamento jurídico do Centro das Indústrias do Estado de São Paulo (Ciesp).
" Se o contribuinte não tem como comprovar um pagamento para o Fisco, é obrigado a recolher novamente o tributo, acrescido de multa de até 20% do valor devido e juros pela taxa Selic", explica o vice-presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis do Estado de São Paulo (Sescon-SP), José Maria Chapina Alcazar.

Cada documento tem que ser guardado por um prazo mínimo, de acordo com a tabela do Ciesp (ver ao lado) que também traz as alíneas de devolução e prazos de validade dos cheques. "Muitos acreditam que cinco anos é o prazo para guardar qualquer documento, mas aqueles que podem ser pedidos pela Previdência Social, por exemplo, precisam ser arquivados por 30 anos", diz Galvão. E devem ser preservados os originais. "Hoje é comum a digitalização de documentos, mas as autoridades não acreditam neles", afirma.

Muitos se esquecem das implicações fiscais de documentos comerciais e jogam fora o que não deveriam. "Se uma empresa pagou um fornecedor com duplicata, esse título prescreve em dois anos para fins comerciais, mas para fins fiscais é preciso guardar por cinco anos", esclarece Alcazar.

O início da contagem do prazo varia. O prazo de dez anos para guardar o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), por exemplo, deve ser contado a partir da entrega da declaração ao Fisco, segundo Galvão.

Alcazar explica que se o empresário não comprovar o pagamento e se recusar a pagar novamente para o Fisco ou para um fornecedor, ele pode ter que responder à ação na Justiça.

Para o empresário, como consumidor, o prazo de guarda de um documento pode ser diferente. O Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF), por exemplo, precisa ser guardado por cinco anos ao invés de dez como o IRPJ.

Prazos obrigatórios de guarda de documentos

Tipos de Documentos
Prazo obrigatório de guarda pela empresa
Amparo legal

Balancete
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Cofins
10 anos
Lei 8.212 Art 33Lei Orgânica da Seguridade Social

Conciliação Bancária
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Conhecimento de Frete
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Conta de Água
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Conta de Luz
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Conta de Telefone
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

DAE (Documento de Arrecadação Estadual)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

DAPI (Demonstrativo de Apuração e Informação do ICMS)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Duplicatas Recebidas/Emitidas
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Extrato Bancário
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

GAM (Guia de Arrecadação Municipal)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Imposto de Renda Autônomo
10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social

Imposto de Renda Pessoa Física
5 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal
Instrução Normativa n°8/93 Art. 4° Secretaria da Receita Federal

IPI (Imposto de Produtos Industrializados)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

IPTU (Imposto Predial Urbano)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)
10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social

ISSQN (Imposto sobre Serviços de qualquer natureza)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

ITBI (Imposto de Transmissão Bens Imóveis)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

ITR (Imposto Territorial Rural)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Livro Balanço Patrimonial/Geral
Permanente
A lei não prevê descarte

Livro de Apuração de Lucro Real (Lalur)
10 anos considerando a data do último lançamento
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social

Livro de Razão
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Livro de Registro de ICMS
5 anos considerando a data do último lançamento
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Livro de Registro de Inventário
31 anos considerando a data do último lançamento
Parecer 410 Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR)

Livro de Registro de Saídas
10 anos considerando a data do último lançamento
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social

Livro Diário
Permanente

Livro Registro de Entradas
5 anos considerando a data do último lançamento
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Movimento Contábil ou Movimento de Caixa
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Nota Fiscal de Fornecedor
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Nota Fiscal de Imobilizado
5 anos após depreciação do bem
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Nota Fiscal de Saída
10 anos
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social

Nota Fiscal de Venda de Imobilizando
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Ordem de Serviço
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

PIS (Programa de Integração Social) Recolhimento
10 anos
Lei 2.052/83 Art. 3° e 10°PIS-PASEP

Recibo de Depósito Bancário
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Reembolso de Despesas/ Despesas Viagens
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo)
30 anos
Lei 8.212 Art 45 § 1°Lei Orgânica da Seguridade Social

Taxa de Fiscalização para Funcionamento
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

VAF (Verificação de Apuração Fiscal)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional


Cheques – Alíneas de devolução e prazos de validade

11 Primeira devolução por insuficiência de fundos

12 Segunda devolução por insuficiência de Fundos

13 Conta encerrada

14 Prática espúria (mais de quatro cheques devolvidos)

21 Contra ordem do emitente ou cheque sustado

22 Divergência de assinatura

23 Cheque emitido por entidade e órgão da administração pública federal

24 Bloqueio

25 Talão cancelado pelo banco

26 Intolerância temporária de transporte

27 Feriado não previsto

28 Roubo com ocorrência

29 Quando o banco envia pelo correio e não recebe ordens do cliente para desbloquear

30 Roubo de talonário no próprio banco (roubo de malote)

31 Erro formal (sem data de emissão ou valor)

32 Ausência de carimbo

33 Divergência de endosso

34 Cheque apresentado por estabelecimento bancário que não indica cruzamento em preto

35 Cheque fraudado

41 Cheque apresentado por estabelecimento bancário que não é o sacado

42 Cheque não compensado na seção ou sistema de compensação

43 Cheque devolvido anteriormente pelos motivos 21, 22, 23, 31 e 34

44 Cheque prescrito

45 Cheque emitido por entidade obrigada a realizar movimentação e utilização de recursos financeiros do tesouro mediante ordem bancária

48 Cheque não nominal

49 Remessa nula pelos motivos 12, 13, 14, 25, 35, 43, 44 e 45

61 Papel não compensável

Das Vantagens

Cheques podem ser apresentados ao sacado até seis meses depois da data de sua emissão.
Cheque com até seis meses: ação de execução criminal.
Cheques de sete a vinte e quatro meses: só cabe ação de cobrança.
Cheque de seis a sessenta meses: ação monitória por caducidade, tornou-se um documento comum.

Fonte: Diário do Comércio, 12/06/2007, Especiais, por Laura Ignacio.